Tempo de guarda dos documentos:
Manter o arquivo de documentos antigos é uma tarefa dispendiosa e ocupa espaço físico desnecessário na empresa. O custo de metro quadrado utilizado é sempre alto e dispendioso. O parecer normativo CST nº 21, de 30/05/80, permite que os documentos a tributos de esfera federal sejam microfilmados.
“Os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao fisco sob a forma de copias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cópias atendam aos requisitos e as formalidades estabelecidas na Lei nº 5.433/68, e o Decreto nº 64.39/69 que regulamentou. Os originais dos referidos documentos deverão, entretanto, ser conservados até que ocorra a prescrição tributários decorrentes das operações a que se referem (art. 195, parágrafo único, do CTN), facultando-se aos agentes do fisco exigir sua apresentação sempre que entenderem necessário e oportuno fazê-lo no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal.”
O Decreto em referencia, foi revogado pelo Decreto nº 1.799, de 30/01/1996, DOU de 31/01/1996, que trouxe novas instruções sobre o procedimento de microfilmagem de documentos, dados e imagem, por meios fotográficos ou eletrônicos. A empresa que adotar este sistema, deverá obter previamente o registro junto ao Ministério da Justiça.
Para documentos trabalhistas, pode-se seguir a mesma orientação, porém sempre estará sujeito a apresentação do original ou em certidão autenticada, conforme previsto no art. 830 da CLT.
“O documento oferecido para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão autêntica, ou quando conferida a respectiva pública-forma ou cópia perante o juiz do tribunal.”
Cada documento tem uma vida útil, desde que previamente estabelecido em normais legais, denominado “período prescricional”. Assim, vencido o período prescricional, não há necessidade de mantê-lo em arquivo.
Documentos | Tempo de Guarda | Fundamentação |
Atestado Médico de Gestante | 10 anos | Decreto nº 612/92 |
CAGED ou antigo Cadastro de Admitidos ou Demitidos | 3 anos | Art. 1º da Portaria nº 194/95 |
CD - Comunicação de Dispensa (Recibo) | 5 anos | Resolução nº 71/94 do CODEFAT |
CIPA - Anexo 1 | 5 anos | NR 4.12 da Portaria nº 3.214/78 |
CIPA - Folha de votação | 3 anos | NR 5.5.4 da Portaria nº 3.214/78 |
CIPA - Livro de Atas | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
Contribuição Sindical | 5 anos | Art. 174, Lei nº 5.172/66 (CTN) |
Cópia do Mapa Trimestral enviado à DRT | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
DARF/IRRF | 5 anos | Art. 4º, da IN nº 8/93, da SRF |
DIRF/IRRF | 5 anos | IN nº 66, de 05/12/96, DOU de 09/12/96, da Secretaria da Receita Federal |
Declaração de Instalações | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
Exames Médicos | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
FGTS (RE, GR e GRE) | 30 anos | Enunciados nº95 e 206 do TST |
Ficha de Acidentes do trabalho e Resumo Estatístico Anual (em construções) | 3 anos | NR 18.31.1 e 18.32.1 da Portaria nº 3.214/78 |
Ficha de Análise de Acidentes | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
Ficha de Salário-Maternidade | 10 anos | Decreto nº 612/92 |
Folha de pagamento | Tempo indeterminado | Art. 45, da Lei nº 8.212/91 |
INSS - GR, GRPS e GPS (não sujeito ao levantamento fiscal) | Tempo indeterminado | Art. 45, da Lei nº 8.212/91 |
INSS - Levantamento de débitos apurados pela fiscalização em NFLD | 10 anos | Art. 46, da Lei nº 8.212/91 |
Livro de Inspeção do Trabalho | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
PIS/PASEP - Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos | 10 anos | Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83 |
RAIS | 10 anos | Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83 |
Recibos de pagamento de salário, bem como comprovante de crédito em conta corrente | 10 anos | Enunciados nº 95 e 206 do TST |
Registro de empregados | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
Registro de Segurança de Caldeira | Tempo indeterminado | Não prevista na legislação |
Relatório de Acidentes do Trabalho e Doenças ocupacionais/SESMT | 5 anos | NR 4.12 da Portaria nº 3.214/78 |
Salário-Educação - Convênio | 10 anos | Art. 16, da Instrução nº 2, de 11/12/95, FNDE |
Contribuição Social sobre pagamento de autônomos - Cópia do comprovante do carnê de recolhimento, bem como a inscrição do segurado autônomo perante o INSS, quando a empresa tenha optado pela incidência de 20% sobre o seu salário-de-contribuição | 10 anos | Lei complementar nº 84/96; Decreto nº 1.826/96; Orientação Normativa nº 05, de 08/05/96, subitem 4.2; e Ordem de Serviço nº 151, de 28/11/96 |
Registro de dados de Programa de Prevenção de Risco Ambientais - PPRA - NR 9 | 20 anos | Portaria nº 25, de 29/12/94; NR 9, subitem 9.3.8.2, da Portaria nº 3.214/78 |
Salário-Família (comprovantes de pagamentos, cópias das certidões e atestados de vacinações obrigatórias) | 10 anos | Decreto nº 2.172, de 05/03/97 (RBPS) |
Obs: A prescrição é de 2 anos após o desligamento do emprego, podendo reclamar os 5 últimos anos dos seu contrato de trabalho, conforme previsto no art. 7º, XXIX, da CF/88. Para o menor de idade, o prazo é contato a partir do momento em que completa 18 anos de idade. Para o empregado rural a partir da rescisão do contrato de trabalho. Assim, todos os demais documentos do empregado deverá ser guardado por este período, observando os itens acima previstos no quadro.
Deve se procurar na Lei a atualização desses prazos/Datas, não utilize diretamente no seu trabalho antes de efetuar uma pesquisa legal, certamente alguns desses prazos poderão estar desatualizados.
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